De nos jours, la technologie transforme de manière considérable les entreprises du monde. De l’automatisation de certaines actions récurrentes à l’analyse des données avec précision. Ce qui aide à réduire la réalisation des tâches manuellement, comme la gestion des notes de frais. De plus, il y aura moins d’oublis ou d’erreurs involontaires avec l’IA.
Avec cette technologie, le suivi des dépenses et la création de rapports de notes de frais peuvent se faire d’un simple clic. Dans cet article, Goudsmit vous montre quelques approches permettant d’améliorer l’efficacité de la gestion des notes de frais grâce à l’IA.
Éliminer le stock de papier avec l’IA
Avec l’IA, vous n’avez pas besoin de programmer vos systèmes, car elle apprendra à réaliser les tâches. Ce flux d’IA s’appelle l’apprentissage machine.
L’extraction et l’utilisation des données des reçus électroniques à
l’aide d’un système intelligent de gestion des notes de frais sont une
pratique courante. Le système extrait les
informations pertinentes d’une simple image de justificatif, puis les
convertit en format binaire et les stocke pour les utiliser.
Automatiser la vérification des notes de frais
Avec l’IA, l’analyse des notes de frais permet d’assurer qu’il n’y a pas d’infractions aux politiques de remboursement de l’entreprise. Ce qui réduit la charge de travail des cadres de l’équipe des finances. Car le logiciel est assez intelligent pour détecter les dépenses suspectes sans aucune aide manuelle. Par ailleurs, elle peut demander des compléments d’informations en cas de justifications insuffisantes en matière des notes de frais.
Gérer avec l’IA les frais de déplacement
De manière générale, si le calcul des frais de déplacement est traité manuellement, il ne prend en compte que les données actuelles. En revanche, si le système de gestion est basé sur l’IA, il sera en mesure d’analyser l’historique complet des frais du voyageur. De cette manière, le système peut identifier tout type de dépenses inhabituel ou non-conforme au fil du temps.
Analyser à partir de grandes quantités de données
Avec l’amélioration de l’apprentissage machine, la formulation manuelle de l’analyse des notes de frais est maintenant une pratique du passé. C’est l’ère de l’intelligence artificielle et des grandes données. Désormais, il facile de stocker et analysées un grand volume de données via le Big Data.
Plus la quantité de données disponibles est grande, plus la production générée par l’IA est efficace. Le logiciel utilise ces données stockées relatives aux transactions de dépenses de l’entreprise pour découvrir les habitudes et les tendances des types de frais utilisés. Les algorithmes d’apprentissage machine évaluent ensuite ces modèles et préparent des rapports de dépenses.
En utilisant ces rapports, l’organisation peut non seulement identifier le scénario de dépenses actuel de l’entreprise, mais aussi prévoir les tendances financières probables. Ce qui lui permettra de contrôler les coûts et d’atteindre les objectifs commerciaux.
En conclusion, l’automatisation du système de gestion des notes de frais permettra d’améliorer les opérations et de réduire les coûts.
